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面对面交流:线下会议的价值

面对面交流:线下会议的价值 上海静安瑞吉酒店

多年来,科技不断改变着人们沟通的方式。虽然我们还可以按传统的方法,拨打长途电话联系异地的客户和同事,但的确有越来越多的人开始使用网络会议服务了。

要让分散在不同地方的团队和业务伙伴聚到一处交流,有时候真的很难。网络会议能节约大量旅行交通的时间及成本。网络会议之所以在如今的商业世界里普遍盛行,也是因为创新会议技术和越来越好的用户体验不断推陈出新。比如,因为人工智能和深度学习技术而实现的自动会议记录功能,以及音频质量的提升和实时翻译功能等。除此以外,还会有更多的新技术不断涌现。

既然如今这个时代里,几乎所有的商业活动都可以数字化,那么线下面对面的会议还有什么存在的价值呢?

 

线下会议的价值

Business meeting space at Courtyard Seoul Times Square
首尔时代广场万怡酒店的商务会议空间

有些东西是科技无法取代的——比如人际纽带。

身体不会撒谎

我们的身体会传递出许多信息,包括我们的声调、面部表情、眼神、姿势等等。大多数时候,这些语言之外的信号比我们精心思考后组织出的语言更诚实可信,因为相对而言,这些信号是下意识的,不受我们主观控制。我们的大脑可以接收到其他人无意识中发出的这些信号,而这些信号会透露关于那个人的不少信息。

如果远隔千里展开网络会议,人们彼此之间无法捕捉到对方的这些潜意识反应和非语言的信号。尤其是在电话会议中,我们只能听到对方说了什么。面对面的会议拉近人与人之间的距离,互相之间能更好地理解对方表述的内容,甚至是暗示的信息,也知道了对方是否真正理解正在传递的信息。在这个过程中,说话的人可以根据对方的反应调整自己的沟通方式和节奏,让听众更融入其中。

握手仪式的力量

和新的业务伙伴、潜在客户或同事共处一室,每一个在场的人都能向其他人充分地介绍自己。这在视频会议中往往无法实现。大多数的业务关系由一次握手开始,而业务达成之时也还会握一次手。

显然,握手的仪式有很重要的意义。2018年,伯克利哈斯组织管理集团助理教授Juliana Schroeder着手展开一项研究,探讨握手这种仪式对商业协商和业务达成有怎样的影响。据她说,握手这一简单的肢体接触具有影响心理的作用,改变我们看待另一个人的方式,建立起一种合作的气氛。研究结果显示,被访对象在协商前若与对方握手,协商结果会更好,协商后也会与对方展开更多交流。

imago和拉夫堡大学商业与经济学院联合进行的另一项研究表明,面对面沟通在商业协商与合约谈判中的有效性超过其他沟通方式。下一次您想要达成某项业务时,不妨考虑创造与对方面对面的契机。

创造互相信任的关系

下线会议让我们有机会谈谈生意以外的事,这对构建长久的业务关系和赢得对方的信赖具有非常重要的意义。面对面交流的前前后后和整个过程中,双方有可能谈论生活和工作中各种细小的事情——事实上,很多突破口恰恰就在随意的闲谈中。

所谓眼见为实。如果潜在的合作伙伴位于另一个城市,要理解他们的业务运行模式、企业文化和组织构架,除了亲自去感受,还能有什么更好的方式呢?有不少事情是无法只通过电话或视频会议来交流的。

 

超越会议本身

在结束电话会议或视频会议之后,我们按下结束通话键,然后分别按各自的日程去度过当天剩下的时间。线下会议就不同了,结束会议之后,彼此之间还会有更多互动。比如,带海外同事去探索你们所在的城市,或者请潜在客户享用美食。

斋蒲尔JW万豪度假酒店Mohan Mahal餐厅提供展示印度文化与饮食特色的餐饮体验
印度Mahabalipuram福朋喜来登度假酒店及会议中心推出专属巴士,带客人游览当地的热门景点
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线上还是线下?

Harborfront meeting space at Pier One Sydney Harbour, Autograph Collection
悉尼港一号码头傲途格精选酒店面向海港的会议空间

会议可以完全以虚拟的方式举行,或者采用完全线下的方式,也可以两者兼而有之。大多数大型企业这三种方式都会采用。那么我们如何判断哪些情况更适合采用线下会议方式呢?

如果会议和活动的现场情绪很重要,或者帮助与会人员之间建立更密切的关系是重点,比如项目启动会议、客户会议、社交活动等,就适合以线下方式召开。

如果因为条件所限,不可能让每个人都亲自到现场,至少试着让尽可能多的人到场参加,然后利用虚拟会议技术,让其他未能到场的人远程参与进来。

在选择会议模式的时候要有针对性。对于通报项目进展的每周例会等运营性的会议,可能线上会议的效果会更好。其他更复杂、更为战略性的活动,有面对面的人际互动会更好。

在下一篇文章中,我们将探讨如何在大型会议中帮助与会者构建有意义的人际关系。欢迎关注。

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